Graphiques de décision : Des outils simples pour améliorer la prise de décision en matière d’audit

par Loren Yager et Paul Francis, Centre d’excellence en matière d’audit de l’Office de la responsabilité gouvernementale des États-Unis (U.S. Government Accountability Office)

Il est essentiel de prendre des décisions éclairées en matière de planification dès le début du processus d’audit pour pouvoir mener à bien les audits dans les délais impartis. De nombreuses équipes utilisent des informations historiques pour déterminer la durée d’un audit. Mais chaque audit et chaque organisation d’audit étant différents, il est impossible de créer des calendriers et des lignes directrices à partir d’expériences passées qui puissent s’appliquer à toutes les situations. Quelques graphiques simples peuvent permettre aux équipes d’audit d’avoir des discussions plus approfondies à un stade précoce et de faire face à certaines des difficultés et des défis qui causent souvent des problèmes à un stade ultérieur de l’audit. Ces outils de décision peuvent également faciliter la communication avec les parties prenantes et les dirigeants de l’organisation, en leur permettant d’évaluer rapidement la planification de l’audit et d’y contribuer, ainsi que de prendre des décisions concernant les ressources.

La “carte thermique” (figure 1) peut aider les équipes à évaluer rapidement et de manière proactive la complexité d’un audit en fonction des deux dimensions que sont l’étendue et la méthodologie. Les facteurs qui influencent l’étendue d’un audit se trouvent dans la partie gauche, tandis que les facteurs qui influencent la complexité méthodologique d’un audit se trouvent dans la partie droite.

Facteurs de portée :

• Échelle du programme/valeur en dollars
• Complexité du programme
• Évaluatif vs. descriptif
• Nombre de décideurs
• Nombre d’organisations
• Nombre de sites
• Nombre d’années
• Unité(s) d’analyse

Facteurs méthodologiques :

• Audits antérieurs sur la question
• Niveau de coopération avec l’agence d’audit
• Évaluatif vs. descriptif
• Critères applicables
• Base(s) de données connue(s)
• Preuves primaires/travail sur le terrain
• Méthodes de collecte/sélection
• Nombre d’objectifs
• Étendue du voyage
• -Unité(s) d’analyse

Par exemple, un audit sur l’utilisation et l’abus des cartes de paiement officielles remplit à peu près toutes les conditions de la zone verte : règles (critères) claires, excellentes données, nombreux audits antérieurs, pas de déplacement nécessaire, etc. En revanche, une proposition de premier audit portant sur un programme spécial d’immigration impliquant de nombreux sites dans le monde, peu ou pas de sources de données fiables, de multiples organisations et un manque de coopération avec l’agence auditée se situerait probablement dans la zone rouge.

L’utilisation de cette liste de facteurs permet aux équipes d’évaluer rapidement la complexité de l’audit potentiel et de commencer à planifier en équilibrant les ressources et en tenant compte de l’impact de l’audit. Les équipes peuvent également utiliser la carte thermique tout au long du processus d’audit en réexaminant les objectifs de l’audit pour voir si celui-ci est trop ambitieux (trop loin dans la zone rouge) ou n’a pas suffisamment d’impact (trop loin dans la zone verte).

Bon nombre des facteurs qui influent sur la complexité finissent par apparaître clairement au cours de l’audit, mais l’avantage d’une discussion précoce est que l’équipe et les parties prenantes peuvent commencer à aborder ces facteurs et à prendre des décisions à un stade précoce, afin de s’assurer qu’ils utilisent les ressources à bon escient.

Un autre graphique simple qui peut aider les équipes à prendre des décisions est le “graphique fléché” (figure 2), qui illustre les différences significatives entre un domaine d’audit général et une unité d’analyse très spécifique.

Par exemple, de nombreux pays disposent d’une variété de programmes d’aide alimentaire, dont certains sont conçus pour répondre à des besoins d’urgence, tandis que d’autres sont liés à l’éducation ou à d’autres secteurs. En outre, certains de ces programmes fournissent des denrées alimentaires en vrac au pays, d’autres prévoient l’achat de denrées alimentaires dans la région, et d’autres encore fournissent des espèces ou des bons directement aux bénéficiaires. L’aide alimentaire est donc un “domaine d’audit” beaucoup trop vaste pour être traité dans le cadre d’un seul audit.

Une équipe d’audit peut utiliser le diagramme fléché pour prendre des décisions difficiles concernant les aspects du programme à examiner et, en fin de compte, l'”unité d’analyse” spécifique, qui peut être les coûts de transport, la qualité de la surveillance, le temps nécessaire à la livraison, les avantages nutritionnels ou les pertes dues au vol ou à l’altération des produits. Comme dans le cas de la carte thermique, le graphique fléché permet de susciter des conversations et une prise de conscience précoce de la situation dans son ensemble. Il en résulte des audits dont le champ d’application est correctement défini et qui sont réalisés dans des délais plus courts que prévu.

L’une des décisions les plus difficiles que les auditeurs doivent prendre consiste à déterminer les critères adéquats à appliquer au programme ou à l’activité examinée. Un troisième graphique, le “continuum des critères”, permet à l’équipe d’audit de reconnaître certaines des options qui s’offrent à elle en matière de critères et la manière dont les critères qu’elle sélectionne peuvent influer sur l’audit (figure 3).

Dans certains cas, le programme ou l’activité peut être guidé par des lois et des règlements spécifiques, que les agences ne peuvent pas facilement prétendre ne pas être tenues de respecter. Parfois, cependant, la langue est trop générale pour servir de source idéale de critères. Dans ce cas, les équipes d’audit devront décider s’il existe des lignes directrices de l’agence, des mesures de performance ou d’autres normes qu’elles peuvent utiliser.

Chaque source de critères a ses propres conséquences. En particulier, certains des critères situés à droite du continuum ne sont pas considérés comme des “critères rigoureux”, de sorte que les responsables de l’agence ou du programme peuvent ne pas accepter les recommandations fondées sur ces normes et que l’audit n’aura que peu d’impact. Néanmoins, ces types de critères sont importants pour les audits de l’efficacité des programmes.

Par exemple, si un projet hydraulique doit être conforme aux lois et règlements, cela ne signifie pas nécessairement que le programme a l’effet escompté. L’équipe d’audit aurait besoin d’autres critères, tels que des points de référence et des mesures de performance, pour évaluer l’efficacité.

Conclusion
Le biais de planification est un problème courant, car les équipes d’audit sont presque toujours optimistes quant à leur capacité à achever l’audit dans un délai donné. Les graphiques simples présentés ci-dessus peuvent guider des discussions réfléchies et éclairer les décisions à un stade précoce du processus de planification de l’audit, réduisant ainsi les faux départs et les efforts inefficaces, qui sont frustrants pour l’équipe et coûteux pour l’organisation d’audit.

En outre, ces graphiques sont assez faciles à apprendre et à appliquer, de sorte que seul un petit investissement est nécessaire pour accroître l’impact du travail des institutions supérieures de contrôle et d’autres organisations d’audit.

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