Les ateliers d’audit virtuels facilitent l’apprentissage et la collaboration pendant la pandémie

La pandémie a posé de nombreux défis aux bureaux d’audit, mais elle a également offert la possibilité de créer de nouvelles et meilleures méthodes d’audit, d’encourager la collaboration et d’assurer une formation professionnelle.

par Loren Yager, Centre d’excellence en matière d’audit du GAO, et Hannah Maloney, Bureau de l’inspecteur général de l’USAID

Parmi les nombreux changements radicaux provoqués par la crise COVID-19, on peut citer le passage soudain à un environnement de travail virtuel. Au début de la pandémie, certains bureaux d’audit avaient déjà fait des progrès considérables pour permettre le travail à distance, tandis que d’autres travaillaient principalement en personne, que ce soit pour instaurer une culture de travail collaboratif, pour assurer la sécurité du traitement des documents sensibles, ou en raison d’une infrastructure informatique limitée ou pour d’autres raisons. La pandémie a posé de nombreux défis aux bureaux d’audit, mais elle leur a aussi offert des opportunités, même à ceux qui avaient déjà pris de l’avance sur le travail à distance, de créer de nouvelles et meilleures méthodes pour réaliser les audits, de favoriser la collaboration et d’assurer une formation professionnelle.

Pendant la pandémie, le bureau de l’inspecteur général de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID OIG), qui évalue l’efficience et l’efficacité des programmes et des opérations de l’agence et enquête sur les allégations de fraude, de gaspillage et d’abus, a mis au point un format d’atelier virtuel de deux heures pour atteindre ses objectifs en matière de formation et de collaboration. Ce format, qui a été accueilli avec enthousiasme par les participants, peut intéresser les institutions supérieures de contrôle (ISC) qui cherchent à renforcer leur résilience et à assurer la continuité de leurs opérations dans un environnement de travail virtuel.

Les premiers commentaires des participants

L’OIG de l’USAID a pris une série de mesures qui ont abouti à cette approche fructueuse. Tout d’abord, l’USAID OIG a rapidement cherché des moyens de collaborer avec le Center for Audit Excellence (CAE) de l’U.S. Government Accountability Office (GAO) afin de transposer ses activités de formation des méthodes en personne à l’environnement virtuel. Deuxièmement, l’organisation a tiré parti de ses activités de formation pour créer des opportunités de collaboration entre les équipes d’audit. Troisièmement, elle a soigneusement intégré le retour d’information des participants afin d’apporter des améliorations continues à sa formation.

Il est apparu très tôt que la formation d’une journée entière qui se déroule généralement en cas de déplacement n’était pas le meilleur modèle pour les activités virtuelles. Sur la base d’un sondage effectué auprès des participants aux premières sessions, le personnel de l’USAID OIG a déterminé que les sessions virtuelles de deux heures offraient suffisamment de temps pour approfondir le sujet, sans pour autant durer trop longtemps au point de perturber les emplois du temps ou d’imposer une charge de travail excessive aux participants.

Un deuxième commentaire récurrent lors des premières sessions est que les participants ont beaucoup apprécié de collaborer et de se connecter avec leurs collègues lors des exercices en petits groupes. En conséquence, les concepteurs de l’atelier ont modifié le format pour mettre davantage l’accent sur les discussions de groupe et les exercices en petits groupes. Les développeurs ont également appris que les ateliers doivent rester relativement restreints (10 à 12 participants) pour permettre à chacun de participer activement.

Les ateliers virtuels permettent différents types de mise en réseau et de collaboration, en fonction des participants. Certains ateliers s’adressent aux nouveaux embauchés, leur donnant l’occasion d’interagir avec les autres membres de leur cohorte, même s’ils n’ont jamais mis les pieds au bureau. Certains ateliers s’adressent à des personnes plus expérimentées de même niveau, afin qu’elles puissent travailler ensemble pour relever des défis communs. D’autres ateliers sont ouverts à tous les participants, créant ainsi une sorte de “fontaine à eau” virtuelle où le personnel ayant différents niveaux d’expérience peut se rencontrer. De plus, contrairement à la formation en personne, le format virtuel permet de réunir du personnel dans plusieurs endroits et même dans plusieurs fuseaux horaires, ce qui peut s’avérer particulièrement important en temps de crise.

Ce modèle répond non seulement aux besoins de la mise en réseau, mais aussi à ceux de l’apprentissage, car la littérature en sciences sociales montre que les apprenants retiennent plus efficacement les connaissances par un rappel actif que par une révision ou une écoute passive. Les ateliers encouragent la participation active tant pendant la présentation que dans les salles de réunion.

Un format d’atelier riche en discussions

Au fil du temps, le format de l’atelier a évolué vers un modèle standard qui inclut de multiples techniques pédagogiques et laisse suffisamment de temps pour la discussion et l’interaction (voir figure ci-dessous). La première heure est consacrée à des présentations et à des discussions dirigées par un instructeur. Au cours de la deuxième heure, les participants sont répartis dans des salles de réunion, où ils collaborent à un exercice qui leur donne l’occasion d’appliquer ce qu’ils ont appris au cours de la première heure. Le reste du temps est consacré à un exposé de chaque groupe et à une discussion sur les résultats.

Par exemple, lors d’une récente série d’ateliers sur les méthodes de collecte d’éléments probants, les premières diapositives traitaient des conditions d’audit dans lesquelles des méthodes spécifiques telles que les enquêtes, les entretiens semi-structurés et les instruments de collecte de données étaient les mieux adaptées. Au cours de la discussion en classe, les participants ont exploré les avantages et les inconvénients de l’utilisation des trois méthodes dans différents scénarios de la vie réelle. Pendant le reste de la première heure, l’instructeur a présenté les questions clés et les étapes de la mise en œuvre de chaque méthode.

Les exercices en petits groupes différaient en fonction de la méthode de collecte de données probantes dont les participants devaient discuter :

• Enquêtes. Les groupes ont examiné un résumé de l’enquête proposée aux membres du comité consultatif et ont discuté des questions concernant la difficulté attendue des différentes étapes, le mode d’administration suggéré, les méthodes de pré-test et les risques anticipés.
• Entretiens semi-structurés et instruments de collecte de données. Les groupes ont discuté de la manière d’utiliser ces méthodes pour des types de contrôle spécifiques et ont appris comment un processus de planification rigoureux peut donner lieu à des constatations d’audit plus solides.

Principaux défis

Il existe des différences significatives entre ces ateliers virtuels et les sessions de formation en personne habituelles. L’une d’entre elles est que le temps alloué à la discussion (représenté en vert dans la figure) représente plus de 50 % de la durée totale, ce qui prouve que l’engagement des participants envers le matériel est plus important que la quantité de matériel couvert par les diapositives.

Cette structure crée plusieurs défis majeurs pour les développeurs et les instructeurs des ateliers. Le plus important est peut-être la nécessité de limiter sans relâche la quantité de matière couverte par les diapositives. Dans le cas contraire, les exercices en petits groupes et les discussions de groupe seront bâclés et moins efficaces.

Un autre défi est qu’il faut du temps et de la pratique pour créer des exercices significatifs qui peuvent être réalisés dans le temps imparti, tout en encourageant les groupes à s’attaquer aux complexités du sujet. Les développeurs ont constaté que les pré-tests sont essentiels pour trouver cet équilibre dans les exercices.

Enfin, les formateurs doivent savoir gérer une classe dans l’environnement virtuel, car il n’y a pas de temps à perdre dans ce format d’atelier. L’objectif est de faire disparaître la technologie en arrière-plan et de permettre aux participants de se concentrer sur le matériel et la collaboration avec leurs collègues.

Conclusion

La pandémie a gravement perturbé les environnements de travail, mais les organisations efficaces trouvent des moyens de s’adapter et même de s’améliorer face à une crise. C’est exactement ce qu’a fait l’OIG de l’USAID en maintenant son engagement en faveur de la formation, en collaborant avec le CAE et en écoutant les suggestions du personnel. Le résultat est un format d’atelier qui jouera un rôle clé dans le développement professionnel de l’organisation, même après la fin de la pandémie.

Note : Les opinions exprimées dans cet article ne reflètent pas nécessairement celles de l’USAID, de l’USAID OIG ou du gouvernement des États-Unis.