Elaboración de informes de auditoría para una comunicación pública eficaz

por Aamir Fayyaz, Director de Auditoría, Oficina del Auditor General de Pakistán

Los informes de auditoría (financieros, de cumplimiento y de rendimiento) son los principales productos de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS), y cada tipo tiene un público principal diferente: contables, legisladores y reguladores, y el público, respectivamente.

Las auditorías de rendimiento suelen ser largas y complejas, y el público un público diverso que quiere saber si los administradores están haciendo un buen uso de los recursos públicos en una amplia gama de áreas críticas, incluidos los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), los servicios para las poblaciones marginadas, las iniciativas de mitigación de la pobreza, los programas de salud y la contratación pública (por ejemplo, a raíz de la crisis del COVID-19). Estos factores dificultan la elaboración de informes legibles.

Sin embargo, si se tiene presente el producto final (incluso durante las fases iniciales de auditoría) y se siguen directrices como las que se detallan en este artículo, las EFS pueden elaborar informes legibles, que permitan una comunicación eficaz con los ciudadanos y contribuyan a los debates sobre cuestiones críticas.

Formato estándar
El uso de un formato estándar para los informes de auditoría del rendimiento, en lugar de dejar la estructura a discreción de los auditores individuales, hace que tanto la redacción como la lectura del informe sean más fáciles y predecibles.

La EFS de Pakistán utiliza una plantilla con epígrafes que incluyen gestión organizativa, adquisiciones, gestión de activos, gestión financiera, construcción y obras, seguimiento y evaluación, etc. Bajo estos epígrafes, las subsecciones abordan cuestiones relativas a la eficiencia, la economía, la eficacia, la ética, el medio ambiente, la transparencia y la sostenibilidad. Dentro de cada subsección, un criterio conciso conduce al lector a conclusiones basadas en pruebas sólidas.

Temas relevantes
Más miembros del público querrán leer los informes de auditoría de rendimiento si una EFS selecciona temas relevantes, de gran impacto y de interés para el mayor número de lectores. Para ello, las EFS pueden llevar a cabo un ejercicio formal de evaluación de riesgos como parte de su planificación estratégica -en línea con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) 3000/89- con indicadores de riesgo predefinidos como “materialidad” y “relevancia de los temas para los ODS”.

En 2020, por ejemplo, los temas relacionados con la movilización de recursos y el gasto público a raíz de la pandemia de COVID-19 podrían impulsar el interés público en los informes de auditoría y también motivar a la EFS a cumplir con las expectativas. Seleccionar temas triviales o anticuados puede hacer que los lectores pierdan interés o descarten el informe por considerarlo irrelevante para sus intereses.

Guía para el lector
Si bien la elección de temas relevantes puede incitar a los lectores a abrir un informe de auditoría del rendimiento, para garantizar que los lectores consideren y digieran a fondo el contenido, es importante proporcionar puntos de orientación en el texto, especialmente al navegar por una copia impresa del informe.

Para facilitar una lectura eficaz, SAI Pakistán está experimentando con el uso de frases temáticas orientadas a mensajes al principio de las secciones. Recuerdan a los titulares de los medios de comunicación impresos y electrónicos, y sirven como resumen ejecutivo de una sección, lo que resulta útil para los lectores ocupados. Condensar el mensaje principal de una sección para desarrollar una frase temática requiere una cuidadosa reflexión. Ejemplo de comparación entre un encabezamiento tradicional y una frase temática:

• Rúbrica tradicional: Pérdida por exceso de compras de 5 millones de rupias.
• Frase temática: La Agencia gastó 5 millones de rupias en la adquisición de mobiliario innecesario, que permanece almacenado incluso después de abrir sus instalaciones.

Lenguaje sencillo
¿Cuántas veces ha tenido que consultar un diccionario mientras leía un informe de auditoría? Utilizar un lenguaje sencillo es una habilidad importante para los auditores, que puede aprenderse mediante la formación y la práctica, y que se ejerce mejor con confianza. No es ningún orgullo utilizar una palabra difícil cuando basta con una sencilla. Otros elementos clave del lenguaje llano son las frases cortas y sencillas, los verbos de acción, la voz activa y evitar las frases engorrosas. Por ejemplo:

• Frase compleja: Se observó que el proyecto se completó con un retraso de dos años, lo que supuso un sobrecoste de 50 millones de rupias para el erario público y un despilfarro de 20 millones de rupias no utilizados.
• Frases sencillas: Descubrimos que la agencia completó el proyecto con dos años de retraso. Este retraso supuso un sobrecoste de 50 millones de rupias y unas existencias no utilizadas de 20 millones de rupias.

Argumentos equilibrados
Las partes interesadas esperan que los informes de auditoría de gestión ofrezcan una visión imparcial y equilibrada. Esto significa que, si bien los informes deben identificar las deficiencias, también deben mencionar las mejoras.
Por ejemplo, si los auditores que llevan a cabo un análisis de la relación calidad-precio descubren que el 20% de los contratos seleccionados eran deficientes con respecto a los criterios de economía y eficiencia, declarar que el 80% de los contratos seleccionados cumplían los criterios evitaría dar una imagen demasiado negativa de la situación. Del mismo modo, los informes pueden reconocer un proceso de contratación ineficaz al tiempo que reconocen que el proceso cumple las leyes y reglamentos pertinentes.

Evitar afirmaciones subjetivas, como “parece”, “parece” y “equivale a”, así como términos despectivos como “fraude”, “malversación”, “apropiaciones indebidas” y “uso indebido” (a menos que existan pruebas irrefutables en ese sentido), ayuda a garantizar el equilibrio.

Las EFS también pueden tener un vocabulario particular desarrollado a lo largo del tiempo, y la redacción de informes claros y equilibrados puede requerir que los auditores revisen el diccionario de auditoría de la EFS.

Comprobación final de legibilidad
Antes de publicar un informe, los auditores pueden comprobar su “sensación real” mediante las estadísticas de legibilidad de Microsoft Word, una útil herramienta que analiza los documentos en función de 10 características, incluidas dos pruebas especiales:

• Flesch Reading Ease evalúa el texto en una escala de 100 puntos; cuanto más alta es la puntuación, mayor es la facilidad de lectura. En general, es deseable una puntuación entre 60 y 70; sin embargo, como los informes de auditoría suelen tratar temas complejos, la alta dirección puede determinar las puntuaciones adecuadas para productos de auditoría específicos. Las EFS también pueden establecer puntuaciones mínimas aceptables basadas en variables, como el nivel general de educación del público y su familiaridad con los productos de auditoría.
• Flesch-Kincaid Grade Level clasifica el texto según el grado escolar estadounidense. Por ejemplo, una puntuación de 7 significa que un alumno de 7º grado puede entender el documento. Es posible que las EFS tengan que determinar primero la equivalencia del sistema educativo de su país con los niveles de grado de EE.UU. para utilizar esta prueba. No obstante, la puntuación da una idea básica de los niveles de comprensión del lector. La mayoría de los documentos deberían aspirar a una puntuación de 7 a 8, pero teniendo en cuenta la complejidad de los temas de auditoría, pueden aceptarse puntuaciones más altas.

Los auditores se enfrentan a retos considerables, no sólo a la hora de evaluar el rendimiento de las entidades públicas, sino también a la hora de comunicar temas complejos de forma clara y sencilla. El esfuerzo por producir informes legibles merece la pena, y el uso de las directrices descritas anteriormente, junto con el juicio profesional, ayudará a garantizar que los esfuerzos de auditoría lleguen al público con el máximo impacto. Para más información, póngase en contacto con el autor en aamir.paas@gmail.com.