La mejora de las operaciones contribuye a la agilidad y resistencia de las Entidades Fiscalizadoras Superiores

Es imperativo que las EFS utilicen la trágica perturbación de la pandemia COVID-19 para evaluar y mejorar sus operaciones, cumplir mejor con sus responsabilidades ante el público, satisfacer las demandas de las partes interesadas y prepararse para futuras crisis.

por la Sra. Sibongiseni Ngoma, Jefa de Auditoría: Auditorías Nacionales, Auditor General de Sudáfrica

Por difícil que haya sido la pandemia COVID-19, uno de sus regalos es la oportunidad de reflexionar sobre los progresos realizados y prepararse para los retos que nos esperan. Con un personal que experimenta a diario el impacto de la pandemia, los dirigentes de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) deben dar prioridad ante todo a la salud y la seguridad. Sin embargo, para garantizar la continuidad de las actividades y seguir siendo relevantes durante la crisis, y para construir una institución preparada para el futuro, los líderes de las EFS también deben considerar la mejor manera de mejorar las operaciones en respuesta a las condiciones cambiantes. En la Auditoría General de Sudáfrica (AGSA) hemos tomado medidas clave para conseguirlo, como inculcar una nueva cultura organizativa y establecer un foro multidisciplinar para coordinar el trabajo de la EFS al tiempo que se responde a la pandemia en tiempo real.

Al dar la bienvenida a la Sra. Tsakani Maluleke, la primera mujer auditora general en sus 109 años de historia, AGSA inauguró una nueva cultura organizativa, cuyo centro es el bienestar de sus empleados. Nuestros valores -cuidarnos unos a otros, generar confianza, hacer lo correcto y sobresalir en todo lo que hacemos- sustentan los cambios operativos que hemos realizado.

El nuevo foro multidisciplinar de AGSA, compuesto por líderes de nuestras funciones de auditoría y apoyo, ha puesto en marcha una serie de estrategias COVID-19, como medidas para garantizar la continuidad de la actividad, proteger a nuestro personal y racionalizar y mejorar nuestras políticas y procedimientos. Estas estrategias nos han permitido aprovechar la resistencia y el compromiso de nuestros dirigentes y empleados, situándonos en una buena posición para responder a las necesidades del Gobierno y del país.

Uno de nuestros logros más significativos durante la pandemia fue la realización de auditorías en tiempo real de los gastos de socorro de COVID-19 por parte de los departamentos y organismos gubernamentales, y la publicación de tres informes especiales con nuestras conclusiones y recomendaciones a finales de junio de 2021. Estos informes confirmaron claramente los riesgos relacionados con las deficiencias de control interno preexistentes en la Administración y la fragmentación de los sistemas de información.

En todo caso, estos riesgos fueron más evidentes en tiempos de crisis y dieron lugar a más fugas del sistema de gestión de las finanzas públicas. La naturaleza en tiempo real de nuestros hallazgos permitió al gobierno tomar medidas inmediatas, como la mejora de los controles y la recuperación de fondos.

Con el fin de llevar a cabo auditorías en tiempo real y a distancia -ambas por primera vez en AGSA- modernizamos nuestras operaciones de auditoría, con la ayuda de consultas y evaluaciones comparativas con otras EFS y empresas privadas de auditoría. Proporcionamos al personal conexiones a redes privadas virtuales (VPN), software de auditoría y orientación técnica en materia de auditoría, para que pudieran trabajar y recopilar pruebas a distancia. También difundimos las mejores prácticas en materia de COVID-19 y aplicamos medidas de seguridad en el lugar de trabajo y en los locales de los auditados, lo que nos permitió minimizar la posible exposición al virus y notificar rápidamente los casos de COVID-19.

AGSA también ha puesto en marcha una política de trabajo a distancia, tanto para garantizar la continuidad de la actividad durante la pandemia como para anticiparse al futuro del trabajo. Esta política ayuda a la dirección y a los empleados a navegar por el modelo híbrido de trabajar tanto desde la oficina como a distancia, garantizando al mismo tiempo la productividad, la conectividad, la colaboración y el acceso a los recursos.

Durante este difícil periodo, hemos comprobado que estas mejoras operativas han tenido un efecto positivo no solo en la productividad de nuestras unidades de negocio, sino también en el bienestar de los empleados.

Para lograr un impacto aún mayor, AGSA ha combinado estos cambios operativos internos con una mayor divulgación entre las partes interesadas. Hemos participado en un Centro de Fusión COVID, creado por nuestro Presidente, que nos permite compartir los primeros resultados de las actividades de auditoría con el gobierno y las fuerzas de seguridad. Gracias a una comunicación rápida y eficaz, podemos fundamentar las decisiones, compartir indicadores de riesgo de fraude y evitar la duplicación de esfuerzos. También hemos colaborado más estrechamente con las organizaciones de la sociedad civil, que aportan información valiosa sobre las experiencias de primera mano de los ciudadanos en relación con las respuestas gubernamentales a las emergencias.

La resistencia de las EFS y la agilidad de su personal son fundamentales para que las entidades y los funcionarios públicos rindan cuentas del uso de los fondos públicos por el bien del país. Es imperativo que las EFS utilicen la trágica perturbación de la pandemia COVID-19 para evaluar y mejorar sus operaciones, cumplir mejor con sus responsabilidades ante el público, satisfacer las demandas de las partes interesadas y prepararse para futuras crisis.