Entwicklung einer technologisch fortschrittlichen Hotline zur Betrugsbekämpfung

von Juan Carlos Proaño Andrade, Rechnungsprüfer im Büro des Comptroller General von Ecuador

Um die öffentlichen Mittel besser zu verwalten und die Korruption zu bekämpfen, arbeitet das Büro des Comptroller General von Ecuador – die Oberste Rechnungskontrollbehörde (ORKB) des Landes – an der Entwicklung einer anonymen Hotline, über die Mitarbeiter und Mitglieder der Öffentlichkeit Finanzbetrug in staatlichen Stellen sicher melden können. Die Hotline wird kostengünstige mobile Geräte und Open-Source-Technologie nutzen, um Anrufe entgegenzunehmen und zu verwalten.

Betrug – Anzeichen und Aufdeckung

Zu den Anzeichen für Betrug innerhalb einer Organisation gehören:

• Doppelte Zahlungen
• Systematische Bestandsabweichungen
• Kundenbeschwerden
• Ungewöhnliche Forderungsaufhebungen
• Unangemessene Ausgaben oder Erstattungen
• Fehlendes oder überschüssiges Bargeld
• Nicht autorisierte oder falsch erfasste Transaktionen
• Signifikante oder ungewöhnliche Zahlungen für nicht spezifizierte Dienstleistungen

Es gibt zwar viele Möglichkeiten, wie ein Unternehmen Anzeichen von Betrug erkennen kann, aber eine Studie der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), der weltweit größten Organisation zur Betrugsbekämpfung, aus dem Jahr 2018 hat ergeben, dass das Erhalten von Hinweisen die häufigste Methode ist, dies zu tun.

Das ACFE stellte beispielsweise fest, dass von den Betrugsfällen, die Organisationen zwischen Januar 2016 und Oktober 2017 in Lateinamerika und der Karibik gemeldet haben, 49 Prozent durch Hinweise aufgedeckt wurden. Die zweithäufigste Aufdeckungsmethode in der Region waren interne Audits (14 Prozent), und die am wenigsten genutzte Methode war die Informationstechnologie (1 Prozent).

Weltweit waren Telefon-Hotlines die bei weitem beliebteste Form der Betrugsmeldung.

Aktive Betrugsbekämpfung minimiert Verluste

Der ACFE-Studie zufolge sind Organisationen, die nicht aktiv nach Betrug suchen, mit größerer Wahrscheinlichkeit von Betrug betroffen. Das ACFE stellte fest, dass Betrugsfälle, die durch eine gezielte Suche aufgedeckt wurden, in der Regel von kürzerer Dauer und mit geringeren durchschnittlichen Verlusten verbunden waren als solche, die zufällig aufgedeckt wurden. Die meisten der Unternehmen, die Betrugsfälle meldeten (63 Prozent), hatten Hotlines eingerichtet, und die Betrugsverluste waren in Unternehmen mit Hotlines um 50 Prozent geringer als in Unternehmen ohne Hotlines.

Wie die Hotline funktioniert

In seinem Artikel über Best Practices für die Implementierung einer Hotline argumentiert Carlos Ayres (2015), dass “ein effektives Compliance-Programm einen Mechanismus für die Mitarbeiter einer Organisation und andere Personen beinhalten sollte, um vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien vertraulich und ohne Angst vor Repressalien zu melden”.

Die ORKB Ecuador entwickelt ihre Hotline so, dass die Identität der Beschwerdeführer, von denen viele Angestellte der Organisation sein können, geschützt wird. Dreiundfünfzig Prozent der Betrugsvorwürfe stammen von Mitarbeitern, und die überwiegende Mehrheit der Feststellungen resultiert aus diesen Hinweisen.

Die ORKB Ecuador wird einen Hotline-Manager ernennen, der die Anrufe über ein mobiles Gerät entgegennimmt und Standardarbeitsanweisungen für die Untersuchung von Betrugsvorwürfen festlegt, die mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der ORKB und des Landes in Einklang stehen.

Die Hotline wird wie folgt funktionieren:

• Ein anonymer Beschwerdeführer ruft an, um einen Betrug zu melden.
• Das Gespräch zwischen dem Anrufer und dem Hotline-Manager wird (mit Wissen des Anrufers) aufgezeichnet. Die Stimme des Anrufers wird elektronisch maskiert.
• Der Hotline-Manager leitet die Aufzeichnung an den für die betreffende staatliche Stelle zuständigen Prüfer oder an ein internes Prüfungsteam zur Analyse weiter.

Hotline-Technik

Die Hotline nutzt Raspberry PI, um den Anruf des Beschwerdeführers entgegenzunehmen und an das mobile Gerät des Hotline-Managers weiterzuleiten. Eine Audioaufnahme des Anrufs wird in einer Datenbank im MIDI-Format (Musical Instrument Digital Interface) gespeichert.

Der Hotline-Manager verwendet dann eine in Android entwickelte mobile Anwendung, um die Aufzeichnung des Anrufs (mit maskierter Stimme des Beschwerdeführers) an die zuständigen Stellen zu senden, die die Beschwerde analysieren.

Eine wirksame Methode zur Betrugsbekämpfung

Die von der ORKB Ecuador vorgeschlagene anonyme Hotline zur Meldung von Betrug ist ein kostengünstiges und wirkungsvolles Mittel zur Korruptionsbekämpfung, das in anderen Mitgliedsländern der Internationalen Organisation der Obersten Rechnungskontrollbehörden (INTOSAI) nachgeahmt werden kann. Darüber hinaus kann die Einrichtung von Meldestellen wie dieser die Länder dazu ermutigen, Gesetze zur Förderung der Meldung von Finanzbetrug in öffentlichen Einrichtungen und zum Schutz von Hinweisgebern zu entwickeln.

Für eine vollständige Liste der Referenzen und weitere Informationen über die technische Konfiguration der von der ORKB Ecuador vorgeschlagenen Hotline wenden Sie sich bitte an den Autor unter jcproano@contraloria.gob.ec.