Entscheidungs-Grafiken: Einfache Werkzeuge zur Verbesserung der Entscheidungsfindung bei Prüfungen

von Loren Yager und Paul Francis, U.S. Government Accountability Office’s Center for Audit Excellence

Fundierte Planungsentscheidungen zu einem frühen Zeitpunkt des Prüfungsprozesses sind der Schlüssel zum rechtzeitigen Abschluss von Prüfungen. Viele Teams verwenden historische Informationen, um zu ermitteln, wie lange eine Prüfung dauern wird. Aber jede Prüfung und jede Prüfungsorganisation ist anders, so dass es unmöglich ist, aus den Erfahrungen der Vergangenheit Zeitpläne und Richtlinien zu erstellen, die auf alle Situationen anwendbar sind. Ein paar einfache Grafiken können es den Prüfungsteams ermöglichen, in einem früheren Stadium eingehendere Diskussionen zu führen und sich mit einigen der Schwierigkeiten und Herausforderungen auseinanderzusetzen, die im späteren Verlauf der Prüfung häufig Probleme verursachen. Diese Entscheidungshilfen können auch die Kommunikation mit den Interessengruppen und den Führungskräften in der Organisation erleichtern, so dass diese die Prüfungsplanung schnell beurteilen und mitgestalten sowie Entscheidungen über die Ressourcen treffen können.

Die “Heatmap” (Abbildung 1) kann Teams dabei helfen, die Komplexität einer Prüfung entlang der beiden Dimensionen Umfang und Methodik schnell und proaktiv zu bewerten. Auf der linken Seite befinden sich Faktoren, die den Umfang einer Prüfung beeinflussen, und auf der rechten Seite Faktoren, die die methodische Komplexität einer Prüfung beeinflussen.

Umfangsfaktoren:

• Programmumfang/Dollarwert
• Komplexität des Programms
• Evaluativ vs. beschreibend
• Anzahl von Entscheidungsträgern
• Anzahl der Organisationen
• Anzahl der Standorte
• Anzahl der Jahre
• Einheit(en) der Analyse

Methodik-Faktoren:

• Frühere Prüfungen zu diesem Thema
• Grad der Zusammenarbeit mit der geprüften Stelle
• Evaluativ vs. beschreibend
• Anwendbare Kriterien
• Bekannte Datenbank(en)
• Primäre Beweise/Feldarbeit
• Erhebungs-/Auswahlmethoden
• Anzahl der Ziele
• Ausmaß der Reise
• -Einheit(en) der Analyse

Eine Prüfung der Verwendung und des Missbrauchs offizieller Kundenkarten beispielsweise erfüllt so gut wie alle Kriterien des grünen Bereichs: klare Regeln (Kriterien), hervorragende Daten, viele frühere Prüfungen, keine Reisen erforderlich usw. Im Gegensatz dazu würde eine vorgeschlagene erstmalige Prüfung eines speziellen Einwanderungsprogramms, das mehrere Standorte in der ganzen Welt, wenige oder gar keine zuverlässigen Datenquellen, mehrere Organisationen und mangelnde Zusammenarbeit mit der geprüften Behörde umfasst, wahrscheinlich in den roten Bereich fallen.

Anhand dieser Liste von Faktoren können die Teams die Komplexität der potenziellen Prüfung schnell einschätzen und die Planung mit einem angemessenen Verhältnis von Ressourcen und Bewusstsein für die Auswirkungen der Prüfung beginnen. Die Teams können die Heatmap auch während des gesamten Auditprozesses verwenden, indem sie die Ziele des Audits überprüfen, um festzustellen, ob das Audit entweder zu ehrgeizig ist (zu weit im roten Bereich) oder nicht genügend Wirkung zeigt (zu weit im grünen Bereich).

Viele der Faktoren, die sich auf die Komplexität auswirken, werden erst im Laufe einer Prüfung deutlich, aber der Vorteil einer frühzeitigen Erörterung besteht darin, dass das Team und die Beteiligten sich mit diesen Faktoren auseinandersetzen und frühzeitig Entscheidungen treffen können, um sicherzustellen, dass sie ihre Ressourcen sinnvoll einsetzen.

Eine zweite einfache Grafik, die Teams bei der Entscheidungsfindung helfen kann, ist das “Pfeildiagramm” (Abbildung 2), das die wesentlichen Unterschiede zwischen einem allgemeinen Prüfungsbereich und einer sehr spezifischen Analyseeinheit veranschaulicht.

So gibt es in vielen Ländern eine Vielzahl von Nahrungsmittelhilfeprogrammen, von denen einige auf die Deckung des dringenden Bedarfs ausgerichtet sind, während andere mit dem Bildungswesen oder anderen Bereichen verbunden sind. Darüber hinaus liefern einige dieser Programme lose Lebensmittel an die Nation, andere beinhalten den Kauf von Lebensmitteln in der Region, und wieder andere geben Bargeld oder Gutscheine direkt an die Empfänger aus. Die Nahrungsmittelhilfe ist daher ein “Prüfungsbereich”, der viel zu umfangreich ist, um in einer einzigen Prüfung behandelt zu werden.

Ein Auditteam kann die Pfeiltabelle nutzen, um schwierige Entscheidungen darüber zu treffen, welche Aspekte des Programms untersucht werden sollen, und schließlich über die spezifische “Analyseeinheit”, die Transportkosten, die Qualität der Überwachung, die für die Lieferung benötigte Zeit, den Nährwert oder Verluste durch Diebstahl oder Verderb sein können. Wie bei der Heatmap hilft das Pfeildiagramm dabei, Gespräche zu führen und das Bewusstsein für das große Ganze frühzeitig zu wecken. Das Ergebnis sind Audits, die einen angemessenen Umfang haben und näher am geplanten Zeitplan liegen.

Eine der schwierigsten Entscheidungen, die Prüfer treffen müssen, ist die Bestimmung der richtigen Kriterien für das zu prüfende Programm oder die zu prüfende Tätigkeit. Eine dritte Grafik, das “Kriterienkontinuum”, ermöglicht es dem Prüfungsteam, einige der Optionen zu erkennen, die ihm bei den Kriterien zur Verfügung stehen, und wie sich die von ihm gewählten Kriterien auf die Prüfung auswirken könnten (Abbildung 3).

In einigen Fällen kann das Programm oder die Aktivität von spezifischen Gesetzen und Verordnungen geleitet werden, auf die sich die Agenturen nicht ohne weiteres berufen können, um sie nicht zu befolgen. Manchmal ist die Sprache jedoch zu allgemein, um als ideale Quelle für Kriterien zu dienen. Wenn dies der Fall ist, müssen die Prüfungsteams entscheiden, ob es Leitlinien der Behörde, Leistungskennzahlen oder andere Standards gibt, die sie verwenden können.

Jede Quelle von Kriterien hat ihre eigenen Konsequenzen. Insbesondere einige der Kriterien auf der rechten Seite des Kontinuums gelten nicht als “harte Kriterien”, so dass die Behörden- oder Programmverantwortlichen Empfehlungen, die auf diesen Standards basieren, möglicherweise nicht akzeptieren und die Prüfung kaum Auswirkungen hat. Dennoch sind diese Art von Kriterien für die Prüfung der Wirksamkeit von Programmen wichtig.

Ein Beispiel: Ein Wasserprojekt muss zwar die Gesetze und Vorschriften einhalten, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass das Programm die gewünschte Wirkung erzielt. Das Prüfungsteam bräuchte andere Kriterien, wie Benchmarks und Leistungskennzahlen, um die Wirksamkeit zu beurteilen.

Schlussfolgerung
Planungsfehler sind ein häufiges Problem, da die Prüfungsteams fast immer optimistisch sind, dass sie die Prüfung innerhalb eines bestimmten Zeitraums abschließen können. Die oben erörterten einfachen Grafiken können in einem frühen Stadium des Prüfungsplanungsprozesses als Leitfaden für durchdachte Diskussionen und als Entscheidungsgrundlage dienen, so dass Fehlstarts und ineffektive Bemühungen, die für das Team frustrierend und für die Prüfungsorganisation kostspielig sind, vermieden werden.

Außerdem sind diese Grafiken recht einfach zu erlernen und anzuwenden, so dass nur eine geringe Investition erforderlich ist, um die Wirkung der Arbeit der Obersten Rechnungskontrollbehörden und anderer Prüfungsorganisationen zu erhöhen.

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