إصدار تقارير تدقيق للتواصل العام الفعال

بقلم عامر فياض ، مدير المراجعة ، مكتب المدقق العام الباكستاني

تقارير التدقيق (المالية والامتثال والأداء) هي المنتجات الرئيسية للأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة (SAIs) ، ولكل نوع جمهور أساسي مختلف: المحاسبون والمشرعون والمنظمون والجمهور على التوالي.

غالبًا ما تكون عمليات تدقيق الأداء طويلة ومعقدة ، والجمهور جمهور متنوع يرغب في معرفة ما إذا كان المسؤولون يستخدمون الموارد العامة بشكل جيد في مجموعة واسعة من المجالات الحاسمة ، بما في ذلك أهداف التنمية المستدامة (SDGs) ، والخدمات للسكان المهمشين ، والفقر مبادرات التخفيف والبرامج الصحية والمشتريات العامة (على سبيل المثال في أعقاب أزمة COVID-19). تجعل هذه العوامل إنتاج تقارير قابلة للقراءة مهمة صعبة.

ومع ذلك ، من خلال وضع المنتج النهائي في الاعتبار (حتى أثناء مراحل التدقيق الأولية) واتباع الإرشادات ، مثل تلك المفصلة في هذه المقالة ، يمكن للأجهزة العليا للرقابة إصدار تقارير قابلة للقراءة – تلك التي تتيح التواصل الفعال مع المواطنين والمساهمة في المناقشات حول القضايا الحرجة.

شكل موحد
إن استخدام تنسيق قياسي لتقارير تدقيق الأداء ، بدلاً من ترك الهيكل لتقدير المراجعين الفرديين ، يجعل صياغة التقرير وقراءته أسهل وأكثر قابلية للتنبؤ.

يستخدم الجهاز الأعلى للرقابة المالية والمحاسبة باكستان نموذجًا يحتوي على عناوين تتضمن الإدارة التنظيمية ، والمشتريات ، وإدارة الأصول ، والإدارة المالية ، والبناء والأشغال ، والمراقبة والتقييم ، إلخ. تحت هذه العناوين ، تتناول الأقسام الفرعية القضايا المتعلقة بالكفاءة والاقتصاد والفعالية والأخلاق والبيئة والشفافية والاستدامة. داخل كل قسم فرعي ، يقود معيار موجز القارئ إلى استنتاجات تستند إلى أدلة قوية.

الموضوعات ذات الصلة
سيرغب المزيد من أفراد الجمهور في قراءة تقارير تدقيق الأداء إذا اختار الجهاز الأعلى للرقابة المالية والمحاسبة موضوعات ذات صلة وعالية التأثير تهم أكبر عدد من القراء. للقيام بذلك ، يمكن للأجهزة العليا للرقابة إجراء تمرين رسمي لتقييم المخاطر كجزء من تخطيطها الاستراتيجي – بما يتماشى مع المعايير الدولية للأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة (ISSAI) 3000/89 – مع مؤشرات مخاطر محددة مسبقًا مثل “الأهمية النسبية” و “صلة الموضوعات” لأهداف التنمية المستدامة. ”

في عام 2020 ، على سبيل المثال ، يمكن للموضوعات التي تتناول تعبئة الموارد والإنفاق العام في أعقاب جائحة COVID-19 أن تعزز الاهتمام العام بتقارير التدقيق وتحفز أيضًا الجهاز الأعلى للرقابة المالية والمحاسبة على تلبية التوقعات. قد يؤدي اختيار موضوعات تافهة أو قديمة إلى فقدان القراء الاهتمام أو رفض التقرير باعتباره غير ذي صلة بمخاوفهم.

علامات إرشادية للقارئ
في حين أن اختيار الموضوعات ذات الصلة قد يدفع القراء إلى فتح تقرير تدقيق الأداء ، للتأكد من أن القراء يفكرون جيدًا في المحتوى ويستوعبونه ، فإن تقديم إشارات إرشادية في النص أمر مهم ، لا سيما في التنقل في نسخة ورقية من التقرير.

لتسهيل تجربة قراءة فعالة ، يقوم الجهاز في باكستان حاليًا بتجربة استخدام جمل موضوعية موجهة نحو الرسائل في بداية الأقسام. تذكرنا بعناوين الوسائط المطبوعة والإلكترونية ، فهي بمثابة ملخص تنفيذي للقسم ، وهو مفيد للقراء المشغولين. يتطلب تكثيف الرسالة الرئيسية للقسم لتطوير جملة الموضوع تفكيرًا دقيقًا. مثال على مقارنة بين العنوان التقليدي وجملة الموضوع:

• العنوان التقليدي : الخسارة الناتجة عن فائض المشتريات بقيمة 5 ملايين روبية.
• جملة الموضوع : أنفقت الوكالة 5 ملايين روبية على شراء أثاث غير ضروري ، والذي يظل في المخزن حتى بعد افتتاح منشآتها.

لغة بسيطة
كم مرة اضطررت لاستشارة قاموس أثناء قراءة تقرير تدقيق؟ يعد استخدام لغة بسيطة مهارة مهمة للمدققين ، ويمكن تعلمها من خلال التدريب والممارسة وأفضل ممارسة بثقة. لا فخر باستخدام كلمة صعبة عندما يكفي كلمة بسيطة. تتضمن العناصر الأساسية الإضافية للغة الواضحة جملًا قصيرة وبسيطة ؛ أفعال حركة؛ الصوت النشط؛ وتجنب العبارات المرهقة. على سبيل المثال:

• جملة معقدة : لوحظ أن المشروع اكتمل بتأخير لمدة عامين ، مما تسبب في تكلفة إضافية قدرها 50 مليون روبية للخزانة العامة وإهدار مخزون غير مستخدم قدره 20 مليون روبية.
• جمل بسيطة : وجدنا أن الوكالة أكملت المشروع متأخرة عامين عن الموعد المحدد. أدى هذا التأخير إلى تكلفة إضافية قدرها 50 مليون روبية ومخزون غير مستخدم قدره 20 مليون روبية.

الحجج المتوازنة
يتوقع أصحاب المصلحة أن تقدم تقارير مراجعة الأداء وجهة نظر غير متحيزة ومتوازنة. وهذا يعني أنه بينما يجب أن تحدد التقارير أوجه القصور ، يجب أن تذكر أيضًا التحسينات.
على سبيل المثال ، إذا وجد المدققون الذين أجروا تحليلًا للقيمة مقابل المال أن 20٪ من المشتريات المختارة كانت ناقصة فيما يتعلق بمعايير الاقتصاد والكفاءة ، مشيرًا إلى أن 80٪ من المشتريات المحددة استوفت المعايير من شأنها تجنب رسم صورة سلبية للغاية للوضع. وبالمثل ، يمكن أن تقر التقارير بعدم فعالية عملية الشراء مع الاعتراف بأن العملية تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة.

تجنب العبارات الذاتية ، مثل “على ما يبدو” و “يبدو” و “مساويًا لـ” ، بالإضافة إلى المصطلحات المهينة مثل “الاحتيال” و “الاختلاس” و “الاختلاس” و “سوء الاستخدام” (ما لم يكن هناك دليل قاطع لهذا الغرض) ، يساعد في ضمان التوازن.

قد يكون للأجهزة العليا للرقابة أيضًا مفردات خاصة تم تطويرها بمرور الوقت ، وقد تتطلب كتابة تقارير واضحة ومتوازنة من المراجعين مراجعة قاموس التدقيق الخاص بالجهاز.

التحقق النهائي من سهولة القراءة
قبل نشر تقرير ، يمكن للمدققين التحقق من “إحساسه الحقيقي” من خلال إحصائيات قابلية القراءة لـ Microsoft Word – وهي أداة مفيدة تحلل المستندات مقابل 10 خصائص ، بما في ذلك اختباران خاصان:

• معدلات Flesch Reading Ease للنص على مقياس مكون من 100 نقطة ؛ كلما زادت الدرجة ، زادت سهولة القراءة. يفضل الحصول على درجة بين 60 و 70 بشكل عام ؛ ومع ذلك ، نظرًا لأن تقارير التدقيق غالبًا ما تتعامل مع مواضيع معقدة ، يمكن للإدارة العليا تحديد الدرجات المناسبة لمنتجات تدقيق محددة. قد ترغب الأجهزة العليا للرقابة المالية والمحاسبة أيضًا في تحديد الحد الأدنى من الدرجات المقبولة بناءً على المتغيرات ، مثل مستوى التعليم العام للجمهور والإلمام بمنتجات التدقيق.
• نص معدلات مستوى الصف Flesch-Kincaid وفقًا لمستوى الصف الدراسي في الولايات المتحدة. على سبيل المثال ، تعني الدرجة 7 أن الطالب في الصف السابع يمكنه فهم المستند. قد تحتاج الأجهزة العليا للرقابة أولاً إلى تحديد معادلة نظام التعليم في بلدهم مع مستويات الصفوف الأمريكية لاستخدام هذا الاختبار. ومع ذلك ، فإن النتيجة تعطي فهماً أساسياً لمستويات فهم القارئ. يجب أن تهدف معظم المستندات إلى الحصول على درجة من 7 إلى 8 ، ولكن بالنظر إلى مدى تعقيد موضوعات التدقيق ، قد تكون الدرجات الأعلى مقبولة.

يواجه المدققون تحديات كبيرة – ليس فقط في تقييم أداء الجهات الحكومية ، ولكن في إيصال الموضوعات المعقدة بطريقة واضحة وبسيطة. يستحق الجهد المبذول لإعداد تقارير قابلة للقراءة كل هذا العناء ، واستخدام الإرشادات الموضحة أعلاه ، إلى جانب الحكم المهني ، سيساعد في ضمان وصول جهود التدقيق إلى الجمهور بأقصى قدر من التأثير. لمزيد من المعلومات ، اتصل بالمؤلف على aamir.paas@gmail.com .